Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten auf spokenof.io und bei der Erbringung unserer Leistungen „GEO-Audit Basic“, „GEO-Audit Plus“ und „GEO-Monitoring“ (zusammen „Spoken Of“) verarbeiten. Sie gilt nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).
1. Verantwortlicher
magiclabs GmbH
Rosengarten 9
49456 Bakum
Deutschland
Geschäftsführer: Mike Koene
E-Mail: hello@spokenof.io
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Eine Pflicht besteht nicht, weil bei uns in der Regel weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG) und unsere Kerntätigkeit weder eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von Personen noch die Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten umfasst (Art. 37 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Für alle Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.
2. Überblick
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Website, die Beantwortung von Anfragen, die Erbringung der gebuchten Leistungen und die Abrechnung erforderlich ist. Diese Website setzt keine Cookies, verwendet kein JavaScript, kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste und keine externen Schriftarten oder CDNs. Alle Dateien werden von unserem eigenen Hosting ausgeliefert.
3. Welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Bereitstellung der Website, Sicherheit (Server-Logfiles) | IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent, Statuscode | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb) | Beim Hoster Vercel je nach Tarif in der Regel wenige Tage; keine Zusammenführung mit anderen Daten |
| Kontakt per E-Mail (z. B. an hello@spokenof.io) | E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht, Zeitpunkt. E-Mails an unsere Kontaktadresse werden über Resend empfangen und an das interne Postfach weitergeleitet, mit dem wir unsere Korrespondenz bearbeiten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag betrifft oder anbahnt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen) | Bis zur Erledigung des Anliegens; geschäftliche Korrespondenz bis zu 6 Jahre (§ 257 HGB) |
| Buchung und Rechnung (über Stripe) | Name/Firma, Rechnungsadresse, E-Mail, USt-IdNr., gebuchte Leistung; Zahlungsdaten verarbeitet Stripe direkt | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag; steuer- und handelsrechtliche Pflichten) | Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), jeweils ab Ende des Kalenderjahres |
| Intake-Formular (magiclabs-geo-intake.vercel.app, gespeichert in unserer Datenbank); manueller Abgleich mit der Buchung über die E-Mail-Adresse | E-Mail der Buchung, Ansprechpartner (Name, freiwillig), Website-Adresse, Markt/Ort, Berichtssprache, genannte Wettbewerber, freiwillige Hinweise | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) | Bis 12 Monate nach Lieferung des Berichts bzw. Ende des Monitorings (Mängelfrist), danach Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht |
| Abfrage der KI-Suchmaschinen (siehe Abschnitt 4) | Käuferfragen mit Unternehmensname, Branche, Ort und Website des Kunden bzw. der Wettbewerber; die Antworten und zitierten Quellen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Wettbewerber oder in Antworten genannte Personen betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung der Analyse) | Rohdaten (Antworten, Bewertungen) wie Intake; Berichte als Geschäftskorrespondenz bis 6 Jahre |
| Prüfung der Website (Readiness-Check) | Öffentlich abrufbare Inhalte der Website des Kunden (z. B. Quelltext, robots.txt, strukturierte Daten, Impressumsangaben zum Abgleich von Name, Adresse und Telefon), Google-Unternehmensprofil, Bewertungsplattformen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für personenbezogene Angaben Dritter auf diesen Seiten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Wie Intake |
| Übermittlung von Bericht und Walkthrough | E-Mail-Adresse, Bericht (selbst erstelltes PDF, per E-Mail versandt), Walkthrough-Video (nur Plus) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Wie Intake; Bericht als Geschäftskorrespondenz bis 6 Jahre |
Das Intake-Formular setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Die Angaben im Formular werden nicht automatisch mit Stripe verknüpft; wir ordnen sie der Buchung manuell anhand der E-Mail-Adresse zu. Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind für die Vertragserfüllung erforderlich; ohne sie können wir die Leistung nicht erbringen.
Wir rufen nur öffentlich zugängliche Seiten ab und melden uns nicht in geschützte Bereiche an. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Bewertet wird die Sichtbarkeit eines Unternehmens, nicht von Personen.
4. Eingabe in KI-Suchmaschinen
Zur Leistungserbringung geben wir öffentliche Käuferfragen, die Ihr Unternehmen und Ihre Wettbewerber namentlich nennen (Unternehmensname, Branche, Ort, Website), in folgende Dienste ein:
- ChatGPT – OpenAI, USA
- Google-Suche / AI Overviews – Google, USA
- Perplexity – Perplexity AI, Inc., USA
- Grok – xAI (X.AI LLC), USA
In diese Dienste geben wir keine personenbezogenen Daten unserer Kunden ein, insbesondere keine Namen, E-Mail-Adressen oder sonstigen Kontaktdaten von Ansprechpartnern und keine Inhalte aus dem Intake-Formular außer den genannten Unternehmensangaben. Die Betreiber verarbeiten die Eingaben nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen als eigene Verantwortliche. Wir nutzen sie, soweit möglich, ohne Anmeldung oder in neutralen Sitzungen.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen folgende Dienstleister ein. Soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
- Hosting dieser Website: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel verarbeitet die Server-Logfiles. Statische Seiten werden über das weltweite Netz von Vercel ausgeliefert. Die Funktion, die unsere Kontakt-E-Mails entgegennimmt, läuft in der Region fra1 (Frankfurt am Main).
- Intake-Formular (magiclabs-geo-intake.vercel.app) – Hosting und Funktionen: Vercel Inc., USA (Anschrift wie oben). Die Serverfunktionen des Formulars laufen in der Vercel-Region iad1 (Washington, D.C., USA); die Intake-Angaben werden also in den USA verarbeitet. Grundlage der Übermittlung sind das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
- Intake-Formular – Speicherung der Intake-Angaben (Datenbank): Supabase Inc., USA; Datenbank bei AWS in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main). Für Zugriffe aus den USA im Rahmen von Support und Betrieb gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
- Empfang und Versand von E-Mails (Kontaktadresse, Versand des Berichts, Korrespondenz): Resend (Plus Five Five, Inc., USA), EU-Region eu-west-1 (Irland). Resend verarbeitet E-Mail-Adressen, Inhalte und technische Zustelldaten (z. B. Zustellstatus).
- Internes E-Mail-Postfach: E-Mails an unsere Kontaktadresse werden an das Postfach weitergeleitet, mit dem wir unsere Korrespondenz bearbeiten.
- Walkthrough-Video (nur GEO-Audit Plus): Wir erstellen es lokal auf eigenen Rechnern (ffmpeg und lokale Sprachsynthese) und senden es als MP4 per E-Mail oder als Download-Link. Dafür setzen wir keinen weiteren Dienstleister ein.
- Software-Assistenten zur Auswertung und Berichtserstellung: Cursor (Anysphere Inc., USA).
- Zahlungsabwicklung und Rechnungen: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Die Bezahlung erfolgt auf einer von Stripe gehosteten Bezahlseite. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten teilweise als eigener Verantwortlicher (z. B. zur Betrugsprävention und für regulatorische Pflichten), siehe stripe.com/de/privacy. Soweit Stripe für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist (z. B. bei Rechnungsstellung und Abonnementverwaltung), gilt die Datenverarbeitungsvereinbarung von Stripe.
Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Finanzbehörden) oder Sie eingewilligt haben.
6. Übermittlung in Drittländer
Vercel, Supabase und Resend haben ihren Sitz in den USA; Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. (USA) übermitteln. Auch wenn Datenbanken und Funktionen in der EU betrieben werden, ist ein Zugriff aus den USA (z. B. für Support und Betrieb) nicht ausgeschlossen. Soweit ein Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), im Übrigen und ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträge sind.
7. Cookies und lokale Speicherung
Diese Website setzt keine Cookies und greift nicht auf Informationen in Ihrem Endgerät zu, die über das technisch für den Abruf der Seite Erforderliche hinausgehen (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. Auf der Bezahlseite von Stripe gelten die Cookie-Hinweise von Stripe.
8. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wettbewerber, die in einem Bericht genannt werden, können der Verarbeitung ihrer Angaben unter der oben genannten E-Mail-Adresse widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an hello@spokenof.io.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, www.lfd.niedersachsen.de.
9. Datensicherheit
Die Website wird ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS) ausgeliefert. Eingehende Webhooks unseres E-Mail-Anbieters prüfen wir per Signatur. Zum Schutz vor gefälschten Absendern nutzen wir für unsere E-Mail-Domain SPF, DKIM und DMARC. Empfangende Mailserver senden uns dazu zusammengefasste DMARC-Berichte. Sie enthalten technische Angaben zu den Mailservern, die in unserem Namen versendet haben (z. B. IP-Adressen von Servern, Anzahl der Nachrichten), aber keine Inhalte oder Empfängeradressen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).
10. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.